要应做好信息交流的过程控制,即对"信息收集——信息处理——信息反馈'这“PDCA”的过程控制。要做好这一过程控制,我个人认为可以分到从以下几个方面入手:
(一)信息收集。信息的收集,包括被动收集信息和主动收集信息两种。所谓"被动收集信息",主要是指:物业管理企业中相应的信息主管部门在日常值班时,由业主主动"上门'反映情况而收集到的信息。在此值得一提的是,要搞好"被动收集信息"工作,值班的安排十分重要。首先得树立"业主的休息时间,正是我们的上班时间"的观念(特指对住宅小区区的物业管理)。因此物业管理企业就得在充分考虑成本的前提下合理的安排好作息时间,确保(特别是在休息日、节假日)能够及时的受理业主反映的各种问题。还有做好信息的传递工作，在考虑成本下往往值班人员并不一定是问题解决的主管人员，因此要做好信息的登记和传递工作，准确地将信息传递给相应的部门真正体现物业管理企业为业主服务的宗旨。所谓"主动收集信患',主要是指物业管理企业通过以回访不定期的上门征询意见、满意率问卷调查、组织社区文化活动、业主恳谈会等等形式主动的与广大业主交流、沟通,从而收集到各种信息。

       (二)信息处理。信息处理过程主要包括了三个步骤,即信息整理、信息再传递、处理结果返馈。所谓"信息整理",是指物业管理企业中的信息主管部门将收集到的各种信息根据自身管理方式加以分门别类的处理,如按专业分类〈保安、保洁、维修、绿化、客服〉、按服务性质分类(常规服务、专顶服务、特约服务)、按迫切程度分类〈紧急、较急、普通〉等等。所谓"信息的再传递",是指将分类整理后的信息按分类形式传递到相关部门进行督导处理。所谓"处理结果返回",是指相关部门将信息的处理结果传递返回信息主管部门。如有些物业管理企业往往成立客服中心，由客服将收集来的业主信息进行发射到每个相关部门，客服负责监督处理，相关部门又把信息处理的结果返回到客服，然后由客服进行信息的反馈。
(三)信息反馈。是指物管理企业中的信息主管部门将业主所反映信息的处理结果以各种形式及时反馈给业主。即使是因各种原因经努力仍未能解决的,也应向业主讲明原因,充分尊重业主的"知情权",避免因信息的"有去无回"而造成业主的种种误解,甚至带来一些不良后果。同时好要对信息的具体内容进行分析，区分信息内容的出现是偶然性的或是必然性的，或是潜在性的，对于这三种情况有针对性的采取措施，纠正或是预防。在此应特别注意的是物业管理企业应做好回访工作,可根据业主所反映具体情况而采取不同的回访方式,以便能收集到进一步的信息适时调整处理信息的方式，从而提高工作效率,同时最终彻底的解决问题。
为了把握好整个信息交流的过程控制,我个人认为应遵循以下几个原则:
　　1、信息的收集要灵活、全面。在收集信息时,应主动、被动相结合,多方式、多渠道的收集各方面的信息。如在住宅小区内，分区块管理、对业主定期进行走访，通过全区域的业主满意度调查等形式收集各方面的信息也是主动的方式之一。
2、信息的处理要及时、高效。即对各种信息进行处理要"急主所急,想业主所想",尽快、尽力的为业主排忧解难。
　　3、信息的反馈要适时、真实。即应根据信息的"轻重缓急"及当时的具体情况在适当的时间如实向业主反馈信息。
　　4、信息传递的通道要便捷、畅通。即信息传递的通道应尽可能的缩短,同时尽可能避免因各种原因而阻碍信息的传递,便问题得不到解决。
　　5、信息传递的内容要清楚、准确。即信息在传递过程中不能拖拖拉拉、含含糊糊,甚至完全"变样',使得事倍功半,既浪费人、财、物力,又失信誉。
　　6、信息传递的控制要规范化、程序化。即为保证信息传递的质量,在对其控制